Personalwesen – digitale Möglichkeiten zur Optimierung

Seit etwa 30 Jahren umfasst die Digitalisierung immer mehr Lebensbereiche. Dies betrifft das private Leben ebenso wie das Arbeitsleben. Vieles hat sich nachhaltig verändert und das Internet spielt eine zentrale Rolle. Es dient der Kommunikation, der Beschaffung von Informationen, aber auch der Verwaltung wichtiger Daten. Das Internet vernetzt die Menschen. Es ist möglich, dass Mitarbeiter unabhängig von dem Standort, an dem sie sich befinden, zusammen arbeiten können. Im Bereich der Verwaltung ist es möglich, Abrechnungen und Dienstpläne auf digitalem Wege zu erstellen. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Möglichkeiten. Die Programme erstellen Berechnungen automatisiert. Der Arbeitsaufwand in der Buchhaltung konnte somit deutlich minimiert werden. Auch das Personalmanagement lässt sich mittlerweile dank der Digitalisierung automatisiert verwalten. Dies gilt nicht nur für die Urlaubs- und die Einsatzpläne, sondern auch für das Anwerben und die Einstellung neuer Mitarbeiter.

Digitales Personalwesen erleichtert die Buchhaltung

Über einen Zeitraum von Jahrzehnten wurde die Buchhaltung von speziell ausgebildeten Mitarbeitern manuell erledigt. Dies erforderte einen enormen Zeitaufwand. In größeren Unternehmen waren mehrere Mitarbeiter mit allen Aufgaben beschäftigt, die das Personalwesen umfassten. Urlaubs- und Krankheitstage mussten verbucht und der Einsatz der Mitarbeiter geplant werden. Darüber hinaus war es notwendig, die monatliche Abrechnung manuell zu erstellen. Wenn neue Mitarbeiter gebraucht wurden, schaltete das Unternehmen Anzeigen in großen Tageszeitungen. Die eingehenden schriftlichen Bewerbungen wurden gesichtet und sortiert. Die Digitalisierung hat all diese Aufgaben vereinfacht. Jedoch nutzen noch nicht alle Unternehmen die neuen Möglichkeiten, die sich mit dem digitalen Zeit- und Personalmanagement realisieren lassen.

Systeme lassen sich an den Bedarf des Unternehmens anpassen

Die Systeme sind modern und sie lassen sich an die unterschiedlichen Anforderungen eines jeden Unternehmens anpassen. Dennoch gibt es Verbesserungsbedarf. Es könnten mehr Operationen in das digitale Management einbezogen werden. Viele Programme bieten grundlegende Funktionen, die sich auf das Hinzufügen und das Weglassen von Menüs auf die individuelle Struktur eines Unternehmens ausrichten lassen. Wenn die Buchhaltung in einer Firma sehr komplex ist, kann eine Software speziell auf den Unternehmensbereich ausgerichtet werden- Grundsätzlich gilt, dass die Buchhaltung umso stärker vereinfacht wird, je mehr Funktionen integriert sind. Nur dann ist es Effizienz möglich, den Arbeitsaufwand für ein Unternehmen zu verkleinern.

Digitalisierung verkleinert Arbeitsaufwand für die Unternehmen

Der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter hat sich heute schon verkleinert, da die Programme wichtige Berechnungen übernehmen und auch dafür sorgen, dass die Einsatzpläne stimmen. Einmal perfekt eingerichtet, sorgt das Programm dafür, dass eine Meldung erstellt wird, wenn in einem Bereich Mitarbeiter fehlen. In diesem Fall muss der Personalsachbearbeiter umplanen. In größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern übernehmen Teamleiter oder Schichtleiter diese Aufgaben. Die Digitalisierung stößt in derartigen Bereichen an ihre Grenzen. So ist es nicht möglich, digital Mitarbeiter anzuwerben. Das Internet ist auch bei den klassischen Bewerbungsverfahren eine große Hilfe. Die komplette Arbeit kann sie dem Sachbearbeiter oder dem Inhaber eines Unternehmens jedoch nicht abnehmen.

Digitales Zeitmanagement – hier besteht Verbesserungsbedarf

Das digitale Zeitmanagement ist für viele Arbeitsbereiche ein enormer Gewinn. Es müssen keine Dienstpläne mehr geschrieben werden. Das Programm erkennt, welche Mitarbeiter in welchem Bereich eingesetzt sind. Der Vorteil liegt darin, dass diese Daten in die Abrechnung übernommen werden können. Dennoch besteht Verbesserungsbedarf, denn die Digitalisierung kann sehr viel mehr. So wäre es möglich, Mitarbeiter, die als Ersatz bereitstehen oder als Springer eingestellt sind, bei einem Einsatz automatisch zu informieren. Die Software könnte anhand der Qualifikation einen passenden Mitarbeiter aussuchen und diesem seine Arbeitsdaten senden. Diese neuen Möglichkeiten lassen sich auf viele anderen Arbeitsbereiche ausweiten. Weitere Themen zum Nachlesen erklären umfassend, wie sich die Digitalisierung in der Zukunft in noch mehr Bereichen etablieren kann. Es steht fest, dass das Leben der Menschen in noch größerem Maße der Digitalisierung unterworfen werden wird. Damit sind viele Vorteile verbunden. Als Nachteil muss jedoch genannt werden, dass durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt das Zwischenmenschliche an Bedeutung verlieren könnte.

Die Zukunft der Digitalisierung

Das digitale Leben hält alles Voraussicht nach in noch mehr Bereiche Einzug. Schon jetzt gibt es Entwicklungen, die die menschliche Arbeitskraft durch Tätigkeiten von Maschinen mit künstlicher Intelligenz ersetzen. Bewerbungen und weitere Prozesse in der Arbeitswelt werden in Zukunft ebenfalls stärker der Digitalisierung unterworfen sein. Dies schafft mehr Zeit, kann aber auch Arbeitsplätze kosten. Diese entstehen jedoch in anderen Bereichen, etwa bei den Dienstleistungen, neu.